Jako podstawę działania przyjmujemy ustawę "Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst ujednolicony, stan prawny na dzień 19 marca 2009 r.)". Można ją znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów (link znajdziesz gdzieś poniżej), wchodzisz w "podatki", "system podatkowy", "podatek dochodowy od osób fizycznych", "akty prawne".

• rok podatkowy - czyli rok w którym pracownik jest zatrudniony. Każdego roku zasady i stawki trochę się zmieniają, więc kalkulator użyje takich zasad jakie obowiązują dla podanego roku podatkowego.
• typ umowy - w zależności od potrzeb podpisuje się:
  • umowę o pracę
  • umowę o dzieło
  • umowę zlecenie
• wspólne rozliczenie z małżonkiem - zaznacz, gdy rozliczasz się razem z małżonkiem.
  Uwaga: jeśli pracuje tylko jedno z małżonków (drugie nie ma dochodów), to podane wyniki będą w pełni poprawne. Jeśli jednak pracują ooboje, to płaca netto będzie zawyżona, gdyż ten kalkulator nie potrafi obliczyć składek ZUS dla dwóch osób.
• podwyższone koszty uzyskania przychodu (tylko dla umowy o pracę)- zaznacz, gdy dojeżdżasz do pracy z innej miejscowości (z ustawy: "w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę")
• koszty uzyskania przychodu (tylko dla umowy zlecenia lub umowy o dzieło)- w większości przypadków zaznacz 20%. Dla praw autorskich, przeniesienia praw własności wynalazku, praw do znaku itp. zaznacz 50%. (więcej o tym w ustawie, rozdział 4: "koszty uzyskania przychodu")
• sposób rozliczania ubezpieczenia (tylko dla umowy zlecenia)- składek ZUS i zdrowotnych nie można (nie trzeba) płacić w nieskończoność. Zwykle wystarcza, że opłaca je jeden pracodawca. Ten kalkulator rozróżnia 3 możliwości rozliczenia:
  • jedyny tytuł do ubezpieczenia - zaznacz, gdy nigdzie poza tym nie pracujesz. Czyli jeśli żaden inny pracodawca (np. z umowy o pracę) nie opłaca pełnych składek. Wtedy z tej umowy/zlecenia płacisz pełne składki ZUS i zdrowotne.
  • zatrudniony u innego pracodawcy - zaznacz, gdy pracujesz gdzieś jeszcze i masz opłacone składki ZUS w kwotach przynajmniej jak dla minimalnych zarobków w kraju. Napewno możesz to zaznaczyć, gdy gdzieś jeszcze pracujesz na pełny etat. Wtedy z tej umowy/zlecenia płacisz tylko składki zdrowotne, a składki ZUS nie powinny być Ci potrącane.
  • student do 26 roku życia - jeśli jesteś studentem do 26 roku życia, to nie musisz płacić składek ZUS, ani składek zdrowotnych.
• dobrowolne ubezpieczenie chorobowe - jak sama nazwa wskazuje. Zaznaczasz, gdy chcesz opłacać chorobową składkę ZUS.
• ubezpieczenie wypadkowe - pracodawca płaci tę składkę, gdy:
  • pracujesz na umowę o pracę
  • lub pracujesz na inny typ umowy, ale podczas pracy przebywasz w siedzibie pracodawcy
  składka jest liczona procentowo od kwoty zarobków brutto. Stawkę (ile procent) określa się:
  • dla firmy, która zgłasza do ubezpieczenia mniej niż 9 ubezpieczonych - stawka jest identyczna dla wszystkich pracowników i wynosi 50% najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany rok składkowy dla wszystkich grup działalności
  • dla firmy, która zgłasza conajmniej 10 ubezpieczonych - składka jest inna dla każdego pracownika. Jest ustalana na podstawie grupy zawodowej osoby zatrudnionej (grupa działalności) i tabel Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Wartość tej stawki może się wachać od 0.67% do prawie 4 %. Jest także zależna od okresu, którego praca dotyczy (tabelki zmieniają się co jakiś czas).
• zarobki brutto - można wpisać kwotę osobno dla każdego z miesięcy. Jeśli wpiszesz kwotę do okienka "Miesięczne zarobki dla wszystkich miesięcy", zostanie ona automatycznie przepisana do wszystkich miesięcy.

Przy obliczaniu zarobków netto, podatków i kosztów zatrudnienia, należy uwzględnić wiele czynników (typ umowy, koszty uzyskania, podleganie pod składki ZUS i wiele innych). Ten kalkulator uwzględnia większość tych czynników, ale nie jest w stanie wziąć pod uwagę absolutnie wszystkiego co określa prawo.

Dlatego w większości przypadków podane wyniki są dokładne co do grosza, ale w niektórych złożonych przypadkach (np. odliczenia od podatku, wspólnym opodatkowanie małżonków, gdy oboje pracują itd.) wyniki należy potraktować jako wartość przybliżoną - i niestety dokładnie policzyć we własnym zakresie...

• Ministerstwo Finansów
• Ministerstwo Finansów: Skala podatku i koszty uzyskania przychodu w 2009 r.
• ZUS
• ZUS: Ubezpieczenia społeczne i składki